Zarządzenie Nr 3/06 

 

 

ZARZĄDZENIE Nr 3/06

Burmistrza Miasta Przedborza

z dnia 3 stycznia 2006 r.

w sprawie procedur kontroli finansowej

Na podstawie art. 47 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 i Nr 169, poz. 1420 ) zarządza się, co następuje:

§ 1. 1.Zarządzenie określa procedury kontroli finansowej w Urzędzie Miejskim w Przedborzu oraz zasady kontroli wydatków w jednostkach organizacyjnych .

2. Ilekroć w niniejszym zarządzeniu jest mowa o :

1) Gminie – należy przez to rozumieć Gminę Przedbórz,

2) Burmistrzu Miasta – należy przez to rozumieć Burmistrza Miasta Przedborza,

3) Skarbniku Miasta – należy przez to rozumieć Skarbnika Miasta Przedborza,

4) komórce organizacyjnej - należy przez to rozumieć właściwy merytorycznie Referat Urzędu Miejskiego w Przedborzu lub właściwe merytorycznie stanowisko pracy w Urzędzie Miejskim w Przedborzu,

5) kierowniku – należy przez to rozumieć kierownika jednostki organizacyjnej Gminy Przedbórz,

6) jednostkach organizacyjnych – należy przez to rozumieć jednostki organizacyjne Gminy Przedbórz,

7) jednostce kontrolowanej – należy przez to rozumieć jednostkę organizacyjną Gminy Przedbórz w której przeprowadzana jest kontrola,

8) Urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Miejski w Przedborzu

§2.1.Kontrola finansowa dotyczy procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowanie mieniem.

2. Merytorycznie kontrola finansowa ,w szczególności obejmuje takie obszary działań jak :

1) zakładowy plan kont,

2) zarządzanie systemem informatycznym,

3) kontrolę, obieg i archiwizowanie dokumentów księgowych,

4) gospodarkę kasową,

5) ewidencję i kontrolę druków ścisłego zarachowania,

6) gospodarkę majątkiem trwałym, inwentaryzację majątku i zasady odpowiedzialności za powierzone mienie,

7) dokonywanie wydatków i udzielanie zamówień publicznych,

8) gospodarkę magazynową,

9) ewidencję i pobór podatków, opłat i innych należności,

10) monitoring wierzytelności,

11) stosowanie ulg w spłacie należności i umarzanie zaległości,

12) windykację należności.

§3.Kontrola finansowa obejmuje :

1) przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków,

2) badanie i porównywanie Stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów:

a) pobierania i gromadzenia środków publicznych,

b) zaciągania zobowiązań finansowych,

c) dokonywania wydatków ze środków publicznych,

d )udzielania zamówień publicznych,

e) zwrotu środków publicznych,

3) prowadzenie gospodarki finansowej,

4) stosowanie procedur dotyczących procesów, o których mowa w pkt.2.

§ 4. 1. Kontrola finansowa jest sprawowana w sposób zapewniający przestrzeganie następujących podstawowych zasad prowadzenia gospodarki finansowej:

1) legalności;

2) rzetelności;

3) celowości;

4) gospodarności;

5) przejrzystości.

2. Zasady wymienione w ust. 1 stanowią jednocześnie kryteria kontroli finansowej.

3. W celu przestrzegania zasady legalności, pracownicy, stosownie do swoich zakresów czynności, są obowiązani do zapewnienia zgodności wszelkich działań z obowiązującymi w danym czasie przepisami prawa, aktami administracyjnymi, umowami cywilnoprawnymi oraz procedurami wewnętrznymi, a także niedopuszczenia do zaniechania ich stosowania.

4. W celu przestrzegania zasady rzetelności, pracownicy, stosownie do swoich zakresów czynności, są obowiązani do wykonywania zadań z należytą starannością, sumiennie i terminowo, a także dokumentowania określonych działań lub stanów faktycznych zgodnie z rzeczywistością oraz w wymaganych terminach.

5. Kryterium celowości pozwala na ocenę, czy działalność jednostki jest zgodna z przyjętymi celami, wynikającymi z zatwierdzonych planów działalności.

6. W celu przestrzegania zasady celowości, pracownicy, stosownie do swoich zakresów czynności, są obowiązani do zapewnienia:

1) zgodności prowadzonej działalności z celami i zadaniami jednostki;

2) optymalizacji stosowanych metod i środków oraz ich adekwatności do założonych celów.

7. Kryterium gospodarności pozwala na ocenę, czy zadania jednostki są realizowane oszczędnie, wydajnie i efektywnie.

8. W celu przestrzegania zasady gospodarności, pracownicy, stosownie do swoich zakresów czynności, są obowiązani do zapewnienia:

1) wykorzystywania dostępnych środków w sposób oszczędny i efektywny;

2) działań zapobiegających wystąpieniu szkód, a w przypadku ich wystąpienia - do ograniczenia skutków tych szkód.

9. W celu przestrzegania zasady przejrzystości, pracownicy, stosownie do swoich zakresów czynności, są obowiązani do:

1) klasyfikowania dochodów i wydatków zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa;

2) sporządzania sprawozdawczości zgodnie z właściwymi przepisami;

3) stosowania zasad rachunkowości.

§ 5. Kontrola finansowa jest sprawowana poprzez:

1) kontrolę wstępną operacji gospodarczych wraz ze wstępną oceną celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych;

2) kontrolę zgodności z planem finansowym;

3) kontrolę bieżącą operacji gospodarczych:

a) w zakresie wydatków finansowanych poprzez :

- sprawdzenie upoważnienia osób uprawnionych do dokonywania wydatków,

- kontrolę prawidłowości sporządzenia planu wydatków i zamówień publicznych,

- sprawdzenie zgodności dokonywania wydatków z planami,

- informowanie przełożonych o zagrożeniach związanych z realizacją planowanych wydatków,

b) w zakresie dochodów budżetowych poprzez :

- porównywanie uzyskanych wpływów z planowanymi,

- ocenę terminowości ustalania należności dochodów i prawidłowości ich ewidencjonowania,

- analizę przebiegu windykacji należności,

- sprawdzenie terminowości odprowadzania dochodów do budżetu państwa,

- ustalenie prawidłowości realizacji zawartych umów,

c ) w zakresie prowadzenia ewidencji poprzez :

- sporządzanie dowodów księgowych będących podstawą zapisów dokumentujących obrót rzeczowymi składnikami majątku,

- prowadzenie ewidencji głównej i pomocniczej,

- uzgadnianie zapisów ewidencji głównej i pomocniczej,

d) w zakresie zaopatrzenia materiałowego poprzez ;

- sprawdzenie dostawy oraz związanych z nią dokumentów pod względem zgodności z zawartymi umowami,

- przyjęcie dostawy do magazynu na podstawie dowodów obrotu materiałowego i potwierdzenie tego faktu w dokumentacji,

- zaprzychodowanie dostawy w ewidencji,

e ) w zakresie gospodarowania rzeczowymi składnikami majątku poprzez :

- sprawdzenie czy ustalono na piśmie zakresy obowiązków osób, którym powierzono mienie,

- utrzymywanie zapasów bieżących niezbędnych do wykonywania zadań jednostki,

- niedopuszczenie do tworzenia się zapasów zbędnych i ponadnormatywnych,

- sprawdzenie prawidłowości prowadzenia obowiązującej dokumentacji magazynowej,

- przestrzeganie wymogów i terminów z zakresu inwentaryzacji rzeczowych składników majątku,

f ) w zakresie sprawozdawczości finansowej poprzez:

- analizę sprawozdań pod względem merytorycznym i ich zgodności z ewidencją,

- sprawdzanie sprawozdań pod względem formalno rachunkowym,

- sprawdzanie terminowości sporządzenia sprawozdań i przesłania ich do właściwych jednostek,

4) pogłębioną kontrolę następczą stosowania procedur dotyczących procesów wymienionych w pkt 2 przez poszczególne jednostki i poszczególne stanowiska pracy.

§ 6. 1. Kontrola wstępna operacji gospodarczych ma na celu:

1) zapobieżenie powstawaniu zjawisk odbiegających od procedur dotyczących procesów wymienionych w § 5 pkt. 2;

2) przeciwdziałanie podejmowaniu decyzji nieprawidłowych i niekorzystnych dla jednostki;

3) zabezpieczenie jednostki przed wystąpieniem zjawisk marnotrawstwa, niegospodarności lub nadużyć.

2. Kontrola wstępna jest sprawowana przed rozpoczęciem danego procesu, zanim zostaną wdrożone konkretne działania wywołujące skutki finansowe lub majątkowe.

§ 7. 1. Wstępna ocena celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych polega na badaniu i porównywaniu stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych, a także prowadzenia gospodarki finansowej oraz stosowania procedur kontroli finansowej.

2. Procedury przeprowadzania oceny, o której mowa w ust. 1, obejmują:

1) obowiązki w zakresie planowania wydatków budżetowych na etapie prac nad planem finansowym;

2) obowiązki w zakresie sprawdzania zamówień publicznych;

3) obowiązki w zakresie sprawdzania innych dokumentów stanowiących podstawę zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych.

3. Ocena, o której mowa w ust. 1, ma na celu wstępne zbadanie, czy zamierzone działania, angażujące środki publiczne, odpowiadają kryteriom, o których mowa w § 4 ust. 2, oraz czy zapewniają one całkowitą realizację zadań jednostki w granicach kwot określonych w planie finansowym i w określonych terminach.

4. Przeprowadzenie oceny, o której mowa w ust. 1, następuje przed podjęciem decyzji o zaplanowaniu wydatków ze środków publicznych, w pracach nad projektem planu finansowego, oraz przed podjęciem decyzji o wszczęciu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub innym zaangażowaniu środków publicznych; jako kontrola merytoryczna jest ona realizowana poprzez:

1) analizę faktycznych potrzeb;

2) analizę projektów umów skutkujących zaciągnięciem zobowiązań finansowych.

5. Ocenę, o której mowa w ust. 4, przeprowadza i jest za nią odpowiedzialna merytoryczna komórka organizacyjna.

§ 8. 1. Kontrola bieżąca jest sprawowana na każdym etapie danego procesu, w celu wyeliminowania, przed zakończeniem tego etapu, zjawisk mogących negatywnie wpłynąć na wynik końcowy procesu.

2. Kontrola bieżąca polega na:

1) sprawdzeniu operacji gospodarczej lub finansowej określonej w dokumencie księgowym, pod względem legalności i gospodarności oraz pod względem merytorycznym;

2) sprawdzeniu dokumentu księgowego wraz załącznikami pod względem merytorycznym;

3) sprawdzeniu dokumentu księgowego pod względem terminowości dostaw i usług;

4) opisaniu dokumentu księgowego.

3. Kontrola, o której mowa w ust. 2, jest sprawowana przez merytoryczną komórkę organizacyjną .

4. Złożenie podpisu na dokumencie księgowym przez podmiot, o którym mowa w ust.3 jednostki oznacza, że dokonał on kontroli bieżącej operacji przedstawionej w dokumencie księgowym pod względem legalności, gospodarności oraz pod względem merytorycznym.

6. Kontrola bieżąca sprawowana przez skarbnika miasta polega w szczególności na:

1) wykonywaniu dyspozycji środkami pieniężnymi;

2) przestrzeganiu zasad rozliczeń pieniężnych w zakresie dokonywanych wydatków ze środków publicznych.

7. Złożenie podpisu na dokumencie księgowym przez skarbnika miasta oznacza, że:

1) nie zgłasza on zastrzeżeń wobec przedstawionej oceny prawidłowości merytorycznej operacji objętej dokumentem księgowym i zgodności tej operacji z prawem;

2) nie zgłasza on zastrzeżeń wobec kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów księgowych;

3) zobowiązania finansowe wynikające z operacji gospodarczej mieszczą się w planie finansowym i że Gmina posiada środki finansowe na ich pokrycie.

8. W przypadku ujawnienia nieprawidłowości skarbnik miasta zwraca dokument właściwej komórce organizacyjnej, a w razie nie usunięcia nieprawidłowości odmawia jego podpisania.

§ 9. 1. Kontrola bieżąca operacji gospodarczych w zakresie prawidłowości gromadzenia środków publicznych jest ponadto sprawowana poprzez:

1) porównywanie wpływów uzyskanych z planowanymi;

2) ocenę terminowości ustalania należności dochodów i prawidłowości ich ewidencjonowania;

3) analizę przebiegu windykacji należności;

4) sprawdzanie terminowości odprowadzania dochodów do budżetu państwa;

5) ustalenie prawidłowości realizacji zawartych umów najmu lokali nie będących w trwałym zarządzie .

2. Czynności wymienione w ust.1 są dokonywane przez pracowników odpowiedzialnych merytorycznie za prowadzenie spraw przypisanych zakresem czynności i upoważnieniami Burmistrza Miasta.

§ 10. 1. Pogłębiona kontrola następcza stosowania procedur dotyczących procesów wymienionych w § 5 pkt 2 przez poszczególne referaty i poszczególne stanowiska pracy polega na:

1) analizowaniu i badaniu uzyskanych efektów działania oraz porównaniu ich z założonymi celami;

2) sprawdzaniu, czy dany proces przebiegał zgodnie z założeniami i w ustalonej kolejności, a także, czy został objęty kontrolą wstępną i bieżącą oraz czy była ona skuteczna.

2. Kontrola następcza powinna dostarczać także informacji o tym, co, w jakim zakresie i na którym etapie działań operacyjnych należy zmienić, aby osiągnąć założone cele.

3. Kontrola następcza jest sprawowana po zakończeniu danego procesu.

§ 11.1.W jednostkach organizacyjnych przeprowadza się kontrolę okresową i sprawdzającą dokonywanych przez nią wydatków .

2.Kontrola okresowa wykonywana jest co najmniej dwa razy w roku i obejmuje łącznie co najmniej 5 % wydatków .

3.Kontrola sprawdzająca jest prowadzona celem zbadania czy usunięto stwierdzone podczas kontroli okresowej nieprawidłowości.

§ 12.1.Kontrolę, o której mowa w § 12 wykonuje pracownik Urzędu na podstawie imiennego upoważnienia do przeprowadzenia kontroli, określającego nazwę jednostki kontrolowanej oraz zakres i orientacyjny czas trwania kontroli.

2 .Imienne upoważnienie do przeprowadzenia kontroli wystawia Burmistrz Miasta lub jego zastępca.

3.Czynności kontrolne przeprowadza się w dniach i godzinach pracy jednostki kontrolowanej.

§ 13. Ustaleń kontroli dokonuje się na podstawie dokumentacji gospodarki finansowej i rzeczowej oraz zgromadzonych w toku kontroli informacji.

§ 14.1.Z przeprowadzonej kontroli , o której mowa w § 12 sporządzany jest protokół kontroli w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach.

2. Protokół kontroli powinien zawierać :

  1. nazwę jednostki kontrolowanej w pełnym brzmieniu i jej adres,

  2. imię i nazwisko wraz ze stanowiskiem służbowym osoby kontrolującej,

  3. datę rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych w jednostce kontrolowanej,

  4. określenie przedmiotowego zakresu kontroli i okresu objętego kontrolą,

  5. imię i nazwisko kierownika jednostki kontrolowanej, oraz osób udzielających informacji,

  6. przebieg i wyniki czynności kontrolnych,

  7. stwierdzone podczas kontroli fakty stanowiące podstawę do oceny działalności jednostki kontrolowanej w zakresie zgodności z prawem ,a w szczególności konkretne nieprawidłowości,

  8. informację o sporządzeniu załączników do protokołu oraz ich wyszczególnienie,

  9. informację o powiadomieniu kierownika jednostki kontrolowanej o prawie odmowy podpisania protokołu i złożenia w ciągu 3 dni od daty jego otrzymania pisemnych wyjaśnień co do przyczyny tej odmowy,

  10. dane o liczbie egzemplarzy sporządzonego protokołu,

  11. datę i miejsce podpisania protokołu,

  12. podpis osoby przeprowadzającej kontrolę i kierownika jednostki kontrolowanej oraz głównego księgowego na każdej stronie protokołu.

3.Odmowa podpisania protokołu kontroli przez kierownika jednostki nie stanowi przeszkód do podpisania protokołu kontroli przez kontrolującego i sporządzenia wystąpień pokontrolnych. O odmowie podpisania protokołu przez kierownika jednostki kontrolowanej kontrolujący czyni w protokole kontroli wzmiankę.

4.Kierownik jednostki kontrolowanej , któremu przekazano wystąpienie pokontrolne w terminie określonym w wystąpieniu informuje Burmistrza Miasta o sposobie wykorzystania uwag, wykonania wniosków i zaleceń a także o podjętych działaniach lub przyczynach nie podjęcia tych działań.

5.Kierownik jednostki kontrolowanej może w terminie 7 dni od otrzymania wystąpień pokontrolnych zgłosić umotywowane zastrzeżenia do zawartych w nim ocen ,uwag i wniosków.

6 .Burmistrz Miasta rozpatruje zgłoszone zastrzeżenia w terminie 14 dni od ich otrzymania. Stanowisko Burmistrza Miasta jest ostateczne i wraz z uzasadnieniem jest doręczane kierownikowi jednostki.

§ 15. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Burmistrz Miasta Przedborza Wojciech Ślusarczyk

 


Liczba odwiedzin : 1034
Podmiot udostępniający informację : Urząd Miejski w Przedborzu
Osoba wprowadzająca informację : Paweł Nowicki
Osoba odpowiedzialna za informację : -
Czas wytworzenia: 2006-03-15 11:18:56
Czas publikacji: 2006-03-15 11:18:56
Data przeniesienia do archiwum: Brak